Sistema de Información Cambiaria para titulares de cuentas de compensación

A partir del 1 de noviembre de 2023, se puso en funcionamiento el nuevo módulo de cuentas de compensación del Sistema de Información Cambiaria.  

El 31 de agosto de 2023, el Departamento de Cambios Internacionales y Pagos (DCIP) del Banco de la República realizó el Webinar – Sistema de Información Cambiaria: Nuevo Módulo de cuentas de compensación. Si no pudo asistir al evento o desea verlo nuevamente, podrá consultarlo en cualquier momento.

Si usted es titular de cuenta de compensación, revise con atención la siguiente información para facilitar la transmisión de información a través del Sistema de Información Cambiaria:

1. Gestión de usuarios 
2. Representación de actores 
3. Transmisión en línea 
4. Estructura de archivos XML
5. Preguntas Frecuentes

1. Gestión de usuarios

Para poder interactuar con el Sistema de Información Cambiaria, los titulares de cuentas de compensación requieren un usuario, que debe ser creado y administrado de acuerdo con lo descrito en el instructivo Administración de usuarios en el Nuevo Sistema de Información Cambiaria. 

Si usted ya es usuario del Sistema para la transmisión de información de Inversiones Internacionales y va a utilizar ese mismo usuario para la transmisión de la información de cuentas de compensación, no requiere crear un nuevo usuario. (Consulte la sección de Preguntas frecuentes – ¿Puedo usar para la transmisión de cuentas el usuario de inversiones que ya tengo en el Sistema para transmisión de información de Inversiones Internacionales?).

Para crear el usuario, es necesario registrarse y solicitar el servicio del Sistema de Información Cambiaria en el Sistema de Autenticación al Usuario Ciudadano.

El usuario podrá elegir el procedimiento de autenticación a usar así: 

a.    Usuario + Clave + Código de verificación (enviado al correo registrado en la creación del usuario)
b.    Certificado digital: que puede ser tipo “persona natural”, “pertenece a” y de “representante legal”. 

Recuerde que la primera vez que se autentique en el Sistema de Información Cambiaria deberá firmar el acuerdo de servicio y seleccionar el perfil de cuentas de compensación.

2. Representación de un actor

El Sistema de Información Cambiaria permitirá la transmisión de la información al usuario registrado que corresponda con el titular de la cuenta de compensación (en el caso de las personas naturales) . En el caso de las cuentas de compensación de personas jurídicas, el representante legal debe crear su usuario para poder ingresar al Sistema.

Si un titular, tanto persona natural como persona jurídica, requiere que otro usuario envíe la información a través del Sistema de Información Cambiaria, el titular o representante legal debe registrar un vínculo de representación, según las instrucciones descritas en instructivo de Representación de actores.

3.    Transmisión en línea 

Una vez autenticado, el usuario tendrá la posibilidad de navegar en las opciones del Sistema de Información Cambiaria para transmitir, por medio de formas electrónicas, las operaciones de registro, modificación, cancelación, anulación e informe de movimientos de la cuenta de compensación y declaraciones de cambio de créditos e inversiones internacionales a través de cuentas de compensación. 

Para más información consulte el instructivo " Transmisión en línea de declaraciones de cambio a través de las cuentas de compensación – Sistema De Información Cambiaria".

4.    Transmisión a través de archivos

4.1. Generalidades

Consulte el Instructivo para la transmisión de archivos por medio del Sistema de Gestión de Transferencia de Archivos-GTA para conocer los requisitos y la forma de transmisión de archivos a través de GTA.

4.2 Estructura de archivos XML

Los titulares que prefieran enviar su información a través de archivos XML, podrán usar los archivos con la estructura que se define para cada una de las siguientes operaciones:

4.2.1. Declaraciones de cambio: contiene las generalidades de los archivos de declaraciones de cambio de créditos externos con y sin razón de no canalización y de inversiones internacionales.

        4.2.1.1 Estructura XSD

                 4.2.1.1.1 Estructura XSD en formato PDF                 

        4.2.1.2 Estructura XML

        4.2.1.3 Numerales para la transmisión

4.2.2. Informes de movimientos de cuentas: contiene las generalidades del archivo del informe de movimientos de las cuentas de compensación.

       4.2.2.1 Estructura XSD

               4.2.2.1.1 Estructura XSD en formato PDF

       4.2.2.2 Estructura XML

4.2.3. Corrección de declaraciones de cambio: contiene las generalidades de los archivos de correcciones de declaraciones de cambio de créditos externos con o sin canalización de divisas y de inversiones internacionales.

       4.2.3.1 Estructura XSD

               4.2.3.1.1 Estructura XSD en formato PDF

       4.2.3.2 Estructura XML

5.    Preguntas frecuentes 

¿Cómo debo nombrar los archivos para la transmisión de mis operaciones?

Para la correcta estructura del nombramiento de los archivos, tenga en cuenta que, cada archivo comienza con las iniciales correspondientes para cada operación en mayúscula, respetando los guiones medios y bajos y el formato de fecha y hora. Para más claridad, consulte los ejemplos en el documento Nombramiento operaciones CCO

¿Cómo me puedo contactar con el Banco de la República si tengo preguntas?

Puede enviar sus inquietudes al buzón dcip-cuentacompensacion-sistemainfocambiaria@banrep.gov.co el cual es exclusivo para atender las dudas asociadas a la nueva forma de transmisión de la información de Cuentas de Compensación en el Sistema de Información Cambiaria. 

Si su pregunta está relacionada con la creación de los usuarios en el Sistema de Autenticación al Usuario Ciudadano (SAUC) puede contactarse a la línea 6013431000 o al número de Whatsapp 3185654670.

Para preguntas relacionadas con errores técnicos en la transmisión de información de cuentas de compensación se puede contactar con el centro de atención telefónica marcando al número (601) 3430555 en horario de 8:00 a.m. a 12:15 p.m. y de 1:45 p.m. a 4:00 p.m.

¿Cómo identifico mi cuenta de compensación antigua o migrada para poder consultarla o usarla en la transmisión de informes de movimientos, declaraciones de créditos o de declaraciones inversiones?

Escriba el número de la cuenta de compensación entregada por el Banco de la República de manera completa, ingresando todos los dígitos y el punto, por ejemplo: 200121299.001. Recuerde que cuando registra su cuenta del exterior ante el BR  para usarla  como cuenta de compensación, el BR le entrega un nuevo número que debe usar para todas sus transmisiones. 

¿Puedo usar para la transmisión de información de cuentas de compensación el usuario que ya tengo en el Sistema de Información Cambiaria para transmisión de información de Inversiones Internacionales?

Sí, lo puede usar, si el usuario creado es el mismo titular de la cuenta de compensación (en el caso de un titular persona natural), registrada en el Banco, o, si es el representante legal de una persona jurídica. Es importante revisar que cuenta con el perfil de cuentas de compensación en su configuración de usuarios del Sistema de Información Cambiaria.

El representante legal de la empresa ya tiene un usuario creado en el Sistema y, siendo yo, su colaborador de confianza, quiere delegarme el proceso de transmisión de información periódica de cuentas, ¿Cómo lo puede hacer?

A través de la autorización del usuario del empleado con un vínculo de representación, para lo cual:

a.     Primero, validar que el usuario del representante legal ya tenga creado el vínculo de representación con la empresa. Podrá consultar el instructivo "Actuar a través de un representante en el Sistema de Información Cambiaria" para conocer el paso a paso de la creación de vínculos de representación.

b.   Segundo, el representante debe crearse como usuario del Sistema (ver cómo crear el usuario en el instructivo de Administración de usuarios en el Nuevo Sistema de Información Cambiaria)

c.    Finalmente, el usuario del representante legal puede hacerlo de dos formas: 

     i.  Delegar dicho vínculo en el usuario del representante de confianza, o
   ii. Crear un nuevo vínculo entre el usuario del representante y la empresa (titular de cuenta) en calidad de apoderado y asignando la operación de transmisión de cuentas.

Estos procesos los puede ver en el enlace Representación de actores.  

De esta forma, el "colaborador de confianza" ha sido autorizado y podrá realizar la transmisión de la información de la cuenta durante el tiempo que esté vigente el vínculo de representación creado por el representante legal.

Mi empresa no tiene usuario en el Sistema de Información Cambiaria, ¿hay alguna forma por la cual yo, como colaborador pueda enviar la información de cuentas de compensación?

Es recomendable que el representante legal siempre tenga un usuario en el Sistema para poder gestionar a los usuarios que envíen información, sin embargo, es posible que un empleado envíe información así su representante legal no esté registrado en el Sistema y es a través del uso de un certificado del tipo “Pertenece a” en donde el colaborador esté registrado como empleado de la empresa, para lo cual se debe realizar lo siguiente: 

a.    El representante legal deberá gestionar la generación de un certificado (“pertenece a”) para su colaborador en cualquiera de las entidades certificadoras del país. En este sitio Certificados homologados hay un listado de empresas certificadoras que ya han generado certificados para usuarios de este Sistema, sin embargo, puede acudir a cualquier entidad certificadora. 

b.    El colaborador debe crearse como usuario del Sistema, (ver cómo crear el usuario en el enlace Administración de usuarios en el Nuevo Sistema de Información Cambiaria).

c.    El colaborador debe autenticarse en el Sistema utilizando el certificado entregado por su empresa, para poder transmitir la información (con este certificado, ya no es necesaria la generación del vínculo de representación, pues el certificado ya genera esta autorización).

¿Qué significa y cómo funciona el proceso de representación?

Revise la información relacionada con los conceptos y procedimientos para crear una representación indicada en el instructivo de Representación de actores.

¿Qué significa el estado "Integrado(a)" que aparece al consultar mis declaraciones de cambio de créditos e inversiones por cuentas de compensación?

El estado "Integrado(a)" indica que la declaración de cambio está registrada en el sistema y disponible para ser gestionada. 

¿Qué significa el estado "Procesado" cuando consulto un archivo XML que haya transmitido? 

Significa que el sistema ha recibido el archivo de manera completa y libre de errores de todo tipo.

En SEC, una vez se transmitían los informes de movimientos, me generaba un número de radicado, ¿debo tenerlo en cuenta en el Sistema de Información Cambiaria o en este último también lo genera?

No, en el Sistema de Información Cambiaria, cuenta con la opción de Consultas de operaciones de Cuentas de Compensación, para que, de acuerdo con el tipo de operación que vaya a consultar, le solicita algunos datos que identifiquen dicha operación y los podrá consultar en línea.

¿Los usuarios van a ser migrados del SEC al Sistema de Información Cambiaria?

No, los usuarios que se utilizan en el SEC no van a ser migrados. Los titulares de cuentas de compensación registrados en SEC deberán crear  sus usuarios  en SAUC (Sistema de Autenticación al Usuario Ciudadano) 

¿La información de cuentas de compensación registrada en el Sistema Estadístico Cambiario (SEC) será migrada? 

Sí, toda la información del negocio recibida hasta el 27 de octubre de 2023, relacionada con registros de cuentas de compensación, declaraciones de cambio e informes de movimientos será migrada al Sistema de Información Cambiaria y podrá ser gestionada, es decir consultarse, corregirse, anularse o cancelarse.  Dado que el nuevo módulo del Sistema, requiere que el titular esté creado como “actor”, esta información también será migrada, de tal forma, que solamente es necesario verificar que los datos asociados al actor estén completos. Puede verificar el instructivo de "Creación y actualización de actores".

¿Qué requiero para empezar a enviar información en el nuevo módulo de cuentas de compensación del Sistema de información Cambiaria?

a.    Contar con un usuario en el Sistema SAUC que tenga activo el servicio para el Sistema de Información Cambiaria y que corresponda con el titular de la cuenta, o que este autorizado por el titular a través de un vínculo de representación. 

b.    Autenticarse en el Sistema. Recuerde que, si el número de identificación de quien se autentica contiene caracteres alfanuméricos, las letras que se ingresen deben hacerse en mayúscula sostenida para que el Sistema reconozca correctamente al usuario, ejemplo: PB-ABC12345.

c.    Verificar que el titular de la cuenta de compensación esté creado como actor y sus datos actualizados (especialmente el correo electrónico). Esto lo puede validar a través de la opción de Gestión de actores.

d.    Verificar sus movimientos anteriores en el Sistema, los cuales estarán actualizados con la información que haya registrado hasta el 27 de octubre. 

Las operaciones sin canalización de divisas (antiguo F3A) que ahora se envían como una declaración de cambio de créditos externos, ¿se deben indicar en el informe de movimientos del periodo? 

NO,  en el informe de movimientos solo irán las declaraciones de cambio de créditos que tienen canalización de divisas.

¿Los archivos a transmitir tienen algún limite en el número de declaraciones que contengan o en su tamaño?

El tamaño máximo de los archivos debe ser de 50MB.