Roles y responsabilidades
En los procesos de adquisición de bienes o servicios que adelanta el Banco se identifican los siguientes actores:
- Área de negocio: dependencia del Banco (área, sucursal o agencia cultural) que tiene una necesidad de un bien o servicio para poder adelantar sus actividades con el fin de dar cumplimiento a sus objetivos misionales particulares.
- Área gestora: responsable de adelantar los procesos de adquisición para atender las necesidades de bienes y servicios que tienen las áreas de negocio.
- Área interrelacionada: con respecto al proceso de adquirir bienes y servicios, las áreas interrelacionadas definen lineamientos o políticas de adquisición sobre los grupos de elementos que tienen relación a su conocimiento técnico específico. Por ejemplo: La dirección general de tecnología es área interrelacionada con respecto a la adquisición de computadores e impresoras; el Departamento de Servicios Administrativos lo es con respecto a la adquisición de bienes muebles y enseres.
- Áreas asesoras: con base en su conocimiento técnico específico, brindan asesoría y apoyo, en el desarrollo de los procesos de contratación, en materia legal (Departamento Jurídico), tributaria (Asistencia Tributaria), contractual (Unidad de Contratos), seguros (asistencia de seguros), riesgos (Departamento de Gestión de Riesgos y Procesos), ambiental (Unidad de Gestión Ambiental), entre otros.
- Instancia de gasto: corporación o cargo que tiene atribuciones para autorizar novedades relacionadas con la contratación en el Banco, a saber: el inicio de un proceso de adquisición de bienes y servicios, la adjudicación o declaratoria de desierto de una contratación, la prórroga o modificación de los términos iniciales de un contrato, la firma de documentos contractuales, la disposición de activos del Banco en casos como venta, arrendamiento y comodato, entre otros. La capacidad de las atribuciones de las instancias del Banco están definidas, en la reglamentación interna, según el monto asignado en salarios mínimos legales mensuales vigentes.
NOTA: Las responsabilidades de las áreas de negocio y áreas gestoras se detallan en los artículos 2º y 3º del Reglamento del Régimen General de Contratación del Banco. En el desarrollo de cualquier proceso una misma área puede asumir los roles o responsabilidades de área de negocio y de área gestora, como sucede con la Unidad Administrativa de la Subgerencia Cultural, las sucursales y las agencias culturales.
