Resumen avances y estrategia antifraude 2014 y plan de acción 2015


En 2014, el Departamento de Gestión de Riesgos y Procesos llevó a cabo una encuesta a las áreas que habían presentado mayor exposición a algún tipo de riesgo de fraude, para establecer el estado de las acciones tomadas para el control del riesgo, esto es, particularmente de las medidas enfocadas a la disminución de la probabilidad de ocurrencia del fraude. 

Por otro lado y de acuerdo con el cronograma de implementación del sistema de información GRC, se realizó la personalización e implementación del sistema de información; la puesta en producción se estableció para el primer semestre de 2015.

En enero de 2014 se distribuyó formalmente la cartilla contentiva de la Estrategia Antifraude, durante el año se realizó su divulgación en todas las dependencias de Bogotá y se alcanzó un cubrimiento del 60% de las sucursales con áreas de tesorería.

Se realizó una capacitación para empleados del Banco denominada Mundialito Financiero, un juego a través del cual se entregaba información y herramientas para el mejor manejo  de las finanzas personales.

Durante 2014 se desarrollaron los planes de acción en las diversas áreas y sucursales del Banco para el mejoramiento del clima de acuerdo con los resultados de la encuesta de clima organizacional, realizada en el 2013.

Se realizó una campaña de divulgación a través de ventanas emergentes en los computadores de los empleados con mensajes alusivos a las acciones que pueden representar fraude.  Además, se creó un blog antifraude donde los mismos empleados pueden obtener información respecto a la estrategia y publicar inquietudes y realizar comentarios y observaciones respecto al tema.

Finalmente, se continuó con el proyecto de fortalecimiento de valores en donde se hizo un análisis de situación actual del Banco en relación con comportamiento ético y cultura de lo ético.  Respecto a la sensibilización se realizó  la campaña “Seamos más - Dignidad Activa”, el día 22 de octubre de 2014, con un conversatorio sobre dignidad humana que tuvo como invitados al padre Francisco de Roux, y al Dr.César Vallejo, el Dr. Jose Darío Uribe, Gerente General entre otros. Como complemento se llevó a cabo la actividad “Cómo podemos ser más”, en el que las diferentes áreas plasmaron de manera participativa sus ideas sobre cómo promover la dignidad humana y los valores.

En lo que tiene que ver con el nuevo código de ética, se cumplió la fase de conceptualización, que sirve de base para la etapa de actualización del mismo.

En el año 2015 se planea orientar esfuerzos en las siguientes actividades relacionadas con la estrategia antifraude: 

 

2.1 Análisis Guías Anticorrupción

 

Transparencia por Colombia propone unas guías anticorrupción para ser desarrolladas por las entidades públicas, se realizará un análisis de las mismas, con el fin de evaluar qué buenas prácticas de las propuestas se pueden acoger para el Banco.  Se realizarán acuerdos con las áreas que deben apoyar el desarrollo de las prácticas y se establecerá un plan de trabajo para su implementación. Fecha Finalización: Junio 30 de 2015. Responsable:  Departamento de Gestión de riesgos y procesos (DGRP).

 

2.2 Proyecto Fortalecimiento de Valores

 

La SGGRO y el DPP continuarán con el desarrollo del proyecto de fortalecimiento de valores durante el presente año realizando la redefinición de los mismos y revisando los códigos de ética y comportamiento así como sensibilizando los empleados al respecto. Fecha Finalización: Diciembre 30 de 2015, avance según cronograma de ese proyecto. Responsable: Gerencia del Proyecto Fortalecimiento de Valores.

 

2.3 Encuesta del Riesgo de Fraude 

 

En el año 2015 se realizará una nueva encuesta de riesgo de fraude a nivel nacional. En el primer semestre se definirán el alcance, los formularios y las condiciones técnicas y operativas de la encuesta, para aplicarlas en el segundo semestre y poder llevar los resultados al Consejo de Administración en el mes de Octubre.  
Fecha finalización: Octubre 30 de 2015. Responsable: DGRP.

 

2.4 Riesgo de fraude – Recuento y Destrucción de Billetes amortizables

 

Por solicitud del Dr. Jose Darío Uribe, desde el último trimestre del año 2014 se viene realizando un análisis de riesgo para el proceso de destrucción de billetes en Bogotá y sucursales con tesorería.  Se presentará un informe preliminar en el primer trimestre, de las sucursales visitadas en el año 2014 que fueron: Armenia, Montería, Riohacha, Villavicencio, Pasto, Ibagué y Cúcuta.  Este año se visitarán Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga, Medellín, Quibdó y Cali y el informe se realizará en el segundo semestre.
Fecha finalización: Noviembre 30 de 2015. Responsable: Asesor de la Subgerencia de Gestión de Riesgo Operativo

 

2.5 Sensibilización

 

Se realizarán 5 charlas de la estrategia antifraude en las sucursales de Medellín, Quibdó, Armenia, Leticia, Cali y Fábrica de Moneda.  
Fecha Finalización: Junio 30 de 2015. Responsable:  Abogado Penalista – Subgerencia General de Servicios Corporativos.

 

Dentro de la agenda de la denominada “Semana  del ROC”, en el mes de octubre, se incluirán otras ponencias con invitados externos, del mismo tema.
Fecha Finalización: Octubre 30 de 2015. Responsable: DGRP.

 

2.6 Educación Financiera

 

Se tiene programada una capacitación de educación financiera, para empleados de las sucursales del Banco, en la cual se entregará información y herramientas para el mejor manejo  de las finanzas personales.

Fecha Finalización: Noviembre 30 de 2015 de acuerdo con el plan del subproyecto. Responsable:  Unidad de Análisis de Operaciones.

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