Otros aspectos relacionados

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1. Administración de los Documentos del Proceso

 

El Departamento de Gestión Documental es responsable de establecer lineamientos, normas internas y procedimientos para la gestión documental en los distintos procesos en el Banco de la República. Por lo anterior, cuenta con un manual corporativo conformado de los asuntos y circulares reglamentarias que norman, entre otros, los procedimientos para la conformación de los expedientes de los procesos de contratación, desde la iniciación del mismo hasta la terminación y/o liquidación del contrato respectivo. 

 

En los procesos de contratación intervienen distintas áreas, a saber: área de negocio, área gestora, área que formaliza la contratación y el Área Responsable de Conformar el Expediente - ARCE, que por lo general es el área de negocio. En esta última recae la responsabilidad de centralizar y custodiar todos los documentos generados y recibidos durante el proceso contractual en sus diferentes etapas (precontractual, contractual, control de ejecución y terminación o liquidación), de manera que las demás áreas intervinientes remitan al área ARCE todos los documentos generados y recibidos en la etapa correspondiente, según su competencia. Una vez la terminación y/o liquidación del contrato ha sido formalizada, se cierra el expediente y es transferido al Archivo Central del Banco para su registro, tratamiento archivístico y conservación por el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental (TRD) vigente.

 

2. Procedimiento pago a proveedores

 

Es el pago de sumas de dinero que el Banco de la República realiza a sus proveedores por la adquisición de bienes o prestación de servicios a través de cheque o transferencia electrónica, dicho procedimiento se especifica en la “Circular Externa Operativa y de Servicio DG-SF-387 ”. Para iniciar el proceso de pago al proveedor, es necesaria la presentación correcta de la factura, es decir, con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario (artículo 616 y siguientes) y sus normas reglamentarias.

 

La modalidad de pago por transferencia electrónica que se realiza a través del  Sistema de Compensación Electrónica Nacional Interbancaria CENIT, ofrece ventajas en seguridad y evita el desplazamiento del proveedor a las instalaciones del Banco, para lo cual, el proveedor deberá diligenciar el formulario “Autorización para pago por transferencia de fondos”.

 

Para mayor información, comuníquese al correo electrónico uprc-proveedores@banrep.gov.co 


3.Administración de Controversias y Solución de Conflictos

 
De conformidad con el artículo 26 del Régimen General de Contratación, el Banco busca solucionar de forma concertada y directa, las discrepancias y diferencias surgidas de la actividad contractual para lo cual acudirá a los mecanismos de solución de conflictos previstos en las normas legales aplicables.
 
 
Creado por la Junta Directiva mediante Resolución Interna No. 2 del 28 de mayo de 2012, el Banco cuenta con el Comité de Conciliación el cual se sujeta en su constitución y funcionamiento a las normas previstas en el artículo 65 B de la Ley 23 de 1991 adicionado por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, los artículos 15 y siguientes del Decreto reglamentario 1716 de 2009, así como las demás normas que lo modifiquen adicionen o sustituyan. Dicho comité previo concepto del Departamento Jurídico autoriza la suscripción de acuerdos de transacción y otros arreglos para solucionar conflictos surgidos en la negociación, celebración, ejecución, terminación y/o liquidación de contratos.


4.Restricciones en Materia de Contratación Pública

El Banco sigue los lineamientos establecidos en la Ley 996 de 2005, y en ese orden de ideas, salvo las excepciones señaladas en dicha norma (cumplimiento de funciones constitucionales y legales), durante el periodo en que se mantenga vigente la restricción a la contratación pública, esta entidad suspende la utilización de las causales de contratación directa previstas en el Artículo 11 del Régimen General de Contratación del Banco.


5.Control de Versiones y Actualizaciones

Las modificaciones al presente manual de contratación serán aprobadas por el Comité de Compras del Banco, previa coordinación por parte de la Dirección del Departamento de Adquisiciones en su calidad de secretario de la mencionada corporación.