III. Diligenciamiento, conservación, transmisión, modificación, cambios de formulario y correcciones por errores de digitación de las declaraciones de cambio de cuentas de compensación

A. Diligenciamiento

1. Cuando se trate de operaciones de cambio por importaciones y exportaciones de bienes, por servicios, transferencias y otros conceptos y por inversiones financieras y en activos en el exterior, el Formulario No. 10 hará las veces de declaración de cambio.

2. Las declaraciones de cambio deben transmitirse a nombre del titular de la cuenta de compensación, residente que realiza la operación de cambio. Por ejemplo: importador, exportador, deudor, acreedor o inversionista colombiano, con excepción de los siguientes casos:

Cuando se trate de ingresos de divisas para la realización de inversión extranjera directa. En este caso la declaración de cambio no se diligencia a nombre del titular de la cuenta, residente vendedor de la inversión o empresa receptora de la inversión, sino a nombre del inversionista extranjero. El titular de la cuenta de compensación deberá diligenciar la declaración de cambio en calidad de apoderado o mandatario especial del inversionista extranjero.

Cuando se trate de ingresos o egresos de las operaciones que realice una sociedad fiduciaria en desarrollo de contratos de fiducia mercantil o encargo fiduciario, que tengan como objeto y finalidad exclusiva servir como garantía y fuente de pago continuada de obligaciones adquiridas por los fideicomitentes o por los patrimonios autónomos constituidos por estos. En este caso la declaración de cambio no se diligencia a nombre del titular de la cuenta, sociedad fiduciaria, sino a nombre del constituyente del contrato de fiducia mercantil o encargo fiduciario. El titular de la cuenta de compensación deberá diligenciar la declaración de cambio en calidad de apoderado o mandatario especial del inversionista extranjero.

3. En relación con las declaraciones de cambio por inversiones internacionales, cuando la operación se haya canalizado por conducto de una cuenta de compensación, en la casilla 6 “Tipo de cambio a pesos” del dato “VII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN”, se debe diligenciar la Tasa Representativa del Mercado (TRM) del día de la operación, y en la casilla 7 “Valor en pesos” del mismo dato, se deberá indicar el resultado de multiplicar el tipo de cambio a pesos por el monto indicado en la casilla 3 “Valor moneda” respectivamente.

4. En caso de que se requiera recibir o girar divisas de una operación de cambio en una moneda distinta a aquella en que se tiene abierta la cuenta de compensación, para el diligenciamiento del Formulario No. 10 y de las declaraciones de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías e inversiones internacionales, se debe tener en cuenta lo siguiente:

En el campo “Código moneda de giro y/o reintegro”: se debe indicar el código de la moneda en la cual se encuentra abierta la cuenta de compensación. La lista de los códigos se puede consultar en el Anexo No. 4 de la DCIN-83.
En el campo “Valor de moneda giro y/o reintegro”: se debe indicar el monto debitado o acreditado en la cuenta de compensación en la moneda de esta.
En los campos “Código” y “Valor” de la moneda contratada se debe indicar el código de la moneda y monto contratado, informados en los Formularios Nos. 6 o 7, según corresponda.
En los campos correspondientes a “Código” y “Valor” de la moneda de negociación se debe indicar el código de la moneda en la cual se tiene abierta la cuenta y el valor debitado o acreditado en la misma.
En el campo “Valor USD” se debe indicar el resultado de dividir el valor de la moneda de giro o reintegro en el tipo de cambio a dólares.

B. Conservación

Los titulares de cuentas de compensación deberán conservar las los documentos que contengan la información soporte de sus operaciones de comercio exterior de bienes; y las de endeudamiento externo o avales y garantías e inversiones internacionales y el informe de movimientos (Formulario No. 10) en documento físico o electrónico de conformidad con la Ley 527 de 1999, por el término previsto en el artículo 90 de la RE 1/18 JDBR (período de caducidad o prescripción de la acción sancionatoria por infracción al régimen cambiario), para el evento en que las autoridades de control y vigilancia los requieran.

C. Transmisión

Los titulares de cuentas de compensación deben transmitir mensualmente el Formulario No. 10, con posterioridad a la transmisión electrónica de las declaraciones de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías y por inversiones internacionales, de acuerdo con lo que se señala a continuación:

1. Para cada una de las operaciones por endeudamiento externo deberá transmitirse la declaración de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías, excepto las que correspondan a alguno de los siguientes numerales cambiarios:

1645	“Ingreso de divisas por ejecución de avales o garantías a favor del beneficiario residente”.
2619	“Egreso de divisas por la ejecución de avales o garantías”

2. Para cada una de las operaciones por inversiones internacionales deberá transmitirse la declaración de cambio por inversiones internacionales, solo cuando correspondan a cualquiera de los siguientes numerales cambiarios:

4026	“Inversión extranjera directa de capitales del exterior en sociedades nacionales y con capital del exterior que realicen actividades del sector de hidrocarburos y minería”;
4032	“Adquisición de participaciones en fondos de capital privado”;
4035	“Inversión directa de capitales del exterior en empresas y en el capital asignado de sucursales – sectores diferentes de hidrocarburos y minería”;
4036	“Prima en colocación de aportes”;
4040	“Inversión suplementaria al capital asignado – sectores diferentes de hidrocarburos y minería”;
4563	“Retorno de inversión de capital del exterior por la liquidación de participaciones en fondos de capital privado”;
4565	“Inversión de capitales del exterior no perfeccionada”, y
4580	“Inversión colombiana directa en el exterior”

D. Modificación

1. Los titulares de cuentas de compensación podrán modificar la información consignada en el Formulario No. 10 “Registro, Informe de Movimientos y/o Cancelación Cuenta de Compensación” en cualquier tiempo antes de la cancelación del registro de la cuenta de compensación, transmitiendo nuevamente dicho formulario y señalando en la casilla “Tipo de operación” la opción 2 “Modificación”, y diligenciando en su totalidad los datos del formulario, incluyendo la modificación respectiva. No podrán modificarse el tipo de operación, el periodo reportado, la fecha de cancelación, el código asignado por el BR a la cuenta de compensación, el tipo, número de identificación y nombre o razón social del titular de la cuenta, y el código del país y de la moneda de la cuenta en el exterior.

2. Los titulares de cuentas de compensación deberán transmitir electrónicamente las modificaciones de las declaraciones de cambio, antes de la cancelación del registro de la cuenta bajo el mecanismo de compensación, teniendo en cuenta el siguiente procedimiento:

2.1. Cuando se trate de modificaciones a declaraciones de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías e inversiones internacionales: Debe transmitirse en su totalidad una nueva declaración de cambio que incluya las modificaciones. Cuando las modificaciones a las declaraciones de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías e inversiones internacionales impliquen cambios en el informe de movimientos del Formulario No. 10, con posterioridad a la transmisión de las modificaciones, se deberá transmitir en su totalidad un nuevo Formulario No. 10 que incluya las modificaciones correspondientes. En la sección “Tipo de operación” se indicará la opción 2 “Modificación”.

2.2. Cuando se trate de modificaciones al “Informe de Movimientos Cuenta de Compensación” del Formulario No. 10 que haga las veces de declaración de cambio para las operaciones de importaciones y exportaciones de bienes, inversiones financieras y en activos en el exterior y servicios, transferencias y otros conceptos, o se trate de modificaciones de los numerales referentes al cumplimiento de obligaciones derivadas de operaciones internas, se deberá un nuevo “Informe de Movimientos Cuenta de Compensación” del Formulario No. 10 diligenciado en su totalidad, que incluya las modificaciones correspondientes. En la sección “Tipo de operación” se indicará la opción 2 “Modificación”.

2.3. Cuando se trate de modificaciones al “Informe de Movimientos Cuenta de Compensación” del Formulario No. 10 para incluir numerales no informados previamente, se deberá transmitir un nuevo “Informe de Movimientos Cuenta de Compensación” del Formulario No. 10 diligenciado en su totalidad, que incluya los numerales correspondientes. En la sección “Tipo de Operación” se indicará la opción 2 “Modificación”. En el evento de que se trate de numerales cambiarios de las declaraciones de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías e inversiones internacionales, que requieran transmisión previa al BR conforme a lo previsto en el numeral 8.4.1 del Capítulo 8 de la DCIN-83, éstas se deberán transmitir previamente a la transmisión del “Informe de Movimientos Cuenta de Compensación” del Formulario No. 10.

3. Cuando el registro de la cuenta de compensación esté cancelado, únicamente se podrán tramitar modificaciones de las declaraciones de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías e inversiones internacionales, transmitidas por los titulares de cuentas de compensación conforme a lo previsto en el numeral 8.4.1., del Capítulo 8 de la DCIN-83. Para el efecto, el titular de la cuenta de compensación cancelada podrá solicitar dicho procedimiento en cualquier tiempo, mediante la presentación de una comunicación escrita dirigida al Departamento de Cambios Internacionales del BR, adjuntando las modificaciones. En estos casos, el BR no incluirá las modificaciones en el “Informe de Movimientos Cuenta de Compensación” del Formulario No. 10, por lo que las diferencias entre los Formularios 3 o 4 y 10 no generarán infracción cambiaria.

Los documentos soporte de las modificaciones deberán conservarse para el evento en que las autoridades de control y vigilancia los requieran.

E. Cambios de formulario

1. Los titulares de cuentas de compensación deberán adelantar el siguiente procedimiento para efectuar los cambios de formulario, antes de la cancelación del registro de la cuenta bajo el mecanismo de compensación:

1.1. Cuando se trate de declaraciones de cambio que los titulares de cuentas de compensación deban transmitir al BR, conforme a lo previsto en el numeral 8.4.1., del Capítulo 8 de la DCIN-83:

Debe solicitarse la anulación de las declaraciones de cambio previamente transmitidas, al correo electrónico DCIN-anulacion F3-F4cuentas@banrep.gov.co, señalando en el asunto del correo el código de la cuenta de compensación asignado por el BR, seguido del tipo de solicitud, así: “Anulación endeudamiento”, “Anulación inversiones” o “Anulación endeudamiento/inversiones”, e informando en el correo el número y fecha asignados a las declaraciones de cambio que se solicitan anular.

Con posterioridad a la anulación, se debe transmitir en su totalidad las declaraciones de cambio que reemplacen las declaraciones anuladas, las cuales deberán contener la fecha de la operación inicial (fecha en que se debitaron o consignaron las divisas en la cuenta de compensación). En la sección “Tipo de Operación” se deberá indicar la opción 1 “Inicial”. Cuando se trate de declaraciones de cambio que los titulares de cuentas de compensación no deban transmitir al BR, conforme a lo previsto en el numeral 8.4.1., del Capítulo 8 de la DCIN-83, únicamente se debe conservar la información de los datos mínimos para la operación de cambio (Declaración de Cambio) con los soportes respectivos sin que se requiera su envío a los IMC o al DCIN del BR.

En el evento en que la nueva declaración de cambio implique modificaciones en el “Informe de Movimientos Cuenta de Compensación” del Formulario No. 10, con posterioridad a la transmisión de las nuevas declaraciones de cambio, se deberá transmitir en su totalidad un nuevo Formulario No. 10 que incluya los cambios correspondientes. En la sección “Tipo de operación” se indicará la opción 2 “Modificación”.

1.2. Cuando se trate de declaraciones de cambio que los titulares de cuentas de compensación no deban transmitir al BR, conforme a lo previsto en el numeral 8.4.1., del Capítulo 8 de la DCIN-83:

Debe conservar los soportes respectivos, sin que se requiera su envío a los IMC o al DCIN del BR. Cuando el reemplazo de la declaración de cambio implique modificaciones en el “Informe de Movimientos cuenta de compensación” del Formulario No. 10, se deberá transmitir en su totalidad un nuevo Formulario No. 10, que incluya los cambios correspondientes. En la sección “Tipo de operación” se indicará la opción 2 “Modificación.

2. Cuando el registro de la cuenta de compensación esté cancelado, únicamente se podrán tramitar cambios de formulario de las declaraciones de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías o por inversiones internacionales, transmitidas por los titulares de cuentas de compensación conforme a lo previsto en el numeral 8.4.1., del Capítulo 8 de la DCIN-83. Para el efecto, el titular de la cuenta de compensación cancelada podrá solicitar dicho procedimiento en cualquier tiempo, mediante la presentación de una comunicación escrita dirigida al DCIN del BR, adjuntando los cambios correspondientes. En estos casos, el BR no incluirá las modificaciones en el “Informe de Movimientos Cuenta de Compensación” del Formulario No. 10, por lo que las diferencias entre las declaraciones de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías o por inversiones internacionales y 10 no generarán infracción cambiaria.

F. Corrección de errores de digitación

1. Cuando se trate de corrección de inconsistencias relacionadas con la fecha, número, valor o tipo de operación (ingreso o egreso) de las declaraciones de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías o por inversiones internacionales:

En cualquier tiempo antes de la cancelación del registro de la cuenta bajo el mecanismo de compensación, deben solicitar la anulación de las declaraciones de cambio previamente transmitidas, al correo electrónico DCIN-anulacionF3-F4cuentas@banrep.gov.co, señalando en el asunto del correo el código de la cuenta de compensación asignado por el BR seguido del tipo de solicitud, así: “Anulación endeudamiento”, “Anulación inversiones” o “Anulación endeudamiento/inversiones”, e informando en el correo el número y fecha asignados a las declaraciones de cambio que se solicitan anular.

Con posterioridad a la anulación, se deben transmitir nuevamente en su totalidad las declaraciones de cambio que reemplacen las declaraciones anuladas, cuando se trate de declaraciones de cambio que los titulares de cuentas de compensación deban transmitir al BR, conforme a lo previsto en el numeral 8.4.1., del Capítulo 8 de la DCIN-83, las cuales deberán contener la fecha de la operación inicial (fecha en que se debitaron o consignaron las divisas en la cuenta de compensación). En la sección “Tipo de operación” se deberá indicar la opción 1 “Inicial”. Si las nuevas declaraciones de cambio que reemplazan las declaraciones anuladas son de aquellas que los titulares de cuentas de compensación no deban transmitir al BR, conforme a lo previsto en el numeral 8.4.1., del Capítulo 8 de la DCIN-83, únicamente se deben conservar los soportes respectivos sin que se requiera su envío a los IMC o al DCIN del BR.

En el evento en que el reemplazo de la declaración de cambio implique modificaciones en el “Informe de Movimientos Cuenta de Compensación” del Formulario No. 10, con posterioridad a la transmisión de las nuevas declaraciones de cambio, se deberá transmitir en su totalidad un nuevo Formulario No. 10, que incluya los cambios correspondientes. En la sección “Tipo de operación” se indicará la opción 2 “Modificación”.

2. Cuando el registro de la cuenta de compensación esté cancelado, únicamente se podrán tramitar correcciones de errores de digitación de las declaraciones de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías o por inversiones internacionales, transmitidas por los titulares de cuentas de compensación, conforme a lo previsto en el numeral 8.4.1., del Capítulo 8 de la DCIN-83. Para el efecto, el titular de la cuenta de compensación cancelada podrá solicitar dicho procedimiento en cualquier tiempo, mediante la presentación de una comunicación escrita dirigida al DCIN del BR, anexando las correcciones correspondientes. En estos casos, el BR no incluirá las modificaciones en el “Informe de Movimientos Cuenta de Compensación” del Formulario No. 10, por lo que las diferencias entre las declaraciones de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías o por inversiones internacionales y 10 no generarán infracción cambiaria.