Protocolo de atención del Centro de atención personalizada, de notificaciones y revisión de formularios de solicitudes de registro


La prestación de los servicios de atención personalizada en temas cambiarios, de notificaciones de actos administrativos expedidos por el Departamento de Cambios Internacionales del Banco de la República y de revisión previa de requisitos de forma a las solicitudes de registro de inversiones internacionales se apoya en un sistema de turnos acorde con la normatividad aplicable, las necesidades del servicio y las nuevas tecnologías. Este sistema, le permitirá recibir atención especial y preferencial a las personas en situación de discapacidad, niños, niñas, adolescentes, mujeres gestantes o adultos mayores, y en general de personas en estado de indefensión o debilidad manifiesta o que requieran el reconocimiento de un derecho fundamental para evitar un perjuicio irremediable, el cual deberá probar sumariamente. 


1.
ALCANCE DE LOS SERVICIOS


1.1. Atención Personalizada de consultas cambiarias

Mediante el servicio de orientación de la oficina de atención personalizada en temas cambiarios se resuelven en forma general y con el alcance previsto en el Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las consultas relacionadas con la normatividad aplicable al régimen de cambios e inversiones internacionales.

Cuando la consulta exceda el ámbito de competencia de los funcionarios que prestan el servicio, esté recibirá y radicará la petición presentada verbalmente en el Sistema de Atención al Ciudadano del Banco de la República, a la cual se le dará respuesta por escrito dentro del término de ley. Una copia de la constancia de radicación será enviada al correo electrónico del peticionario.


1.2.  Atención de Notificaciones personales

Mediante el servicio de atención de notificaciones personales, se dan a conocer en forma personal los actos administrativos expedidos por las secciones de Apoyo Básico Cambiario o de Registro y Procesos Cambiarios de la Subdirección Técnica del Departamento de Cambios Internacionales, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 67 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 


1.3. Revisión previa de requisitos de forma a las solicitudes de registro de inversiones internacionales

Mediante el servicio de revisión previa de requisitos de forma a las solicitudes de registro de inversiones internacionales del Departamento de Cambios Internacionales (en adelante DCIN), se realiza un estudio previo de forma de las citadas peticiones, sin que se constituya un análisis de fondo de la operación. En ese sentido, el servicio no implica una aprobación de la operación objeto de estudio, ni las sugerencias que se deriven de la prestación del servicio podrán ser consideradas como una solicitud de información o documentación adicional. En línea con lo anterior, los requisitos faltantes señalados durante la prestación del servicio constituyen únicamente una recomendación, de manera que no impiden al peticionario la radicación de la solicitud si así lo requiere.



2. Horarios y lugares de atención


2.1. Atención Personalizada de consultas cambiarias

El servicio de orientación de la oficina de atención personalizada, únicamente se ofrece en el primer piso de la oficina principal del Banco de República, ubicado en la Carrera 7 No. 14 - 78, Bogotá (Colombia), en días hábiles de 8:15 a. m. a 4:15 p. m. en jornada continua.


2.2. Atención de Notificaciones personales

El servicio de notificación personal de actos administrativos, se presta en el segundo piso de la oficina principal del Banco de República, ubicado en la Carrera 7 No. 14 - 78, Bogotá (Colombia), así como en las diferentes sucursales y agencias culturales del Banco de la República. Para conocer los horarios de atención y direcciones de las diferentes sucursales y agencias del Banco de la República puede ingresar aquí


2.3. Revisión previa de forma de radicaciones RPC
 
El servicio de revisión previa de requisitos de forma a las solicitudes de registros de inversiones internacionales del DCIN, únicamente se ofrece en el primer piso de la oficina principal del Banco de República, ubicado en la Carrera 7 No. 14 - 78, Bogotá (Colombia), en días hábiles de 8:15 a. m. a 4:15 p. m. en jornada continua.



3.
Procedimiento

El sistema consta de tres sencillos pasos: i). Registro  y asignación de turno; ii). Atención, y ii).  Calificación de nuestros servicios.

3.1. Registro

  • Los usuarios deberán suministrar datos para el acceso a las instalaciones del Banco de la República.
  • El funcionario de registro de visitantes suministrará un turno impreso, compuesto con alguna de las siguientes siglas, según la clasificación que se tenga en el sistema, AG: Atención General; AP: Atención prioritaria; NG: Notificación General y NP: Notificación prioritaria.
  • Cuando un usuario requiera hacer consulta de información de varias personas naturales o jurídicas, deberá solicitar un turno por cada una de éstas.
  • Los acompañantes deberán registrarse en el punto de registro de visitantes, sin que requieran la asignación de un turno de atención, salvo que requieran la prestación del servicio.
  • Únicamente recibirán atención los usuarios que presenten turno de atención, o se encuentren previamente registrados en el sistema de atención por turnos del Departamento de Cambios Internacionales.
  • El turno asignado es personal. En caso de que se ceda, deberá anunciarse dicha circunstancia al funcionario de atención del respectivo servicio.
  • En ningún caso se asignará turno por llamada telefónica



3.2. Atención

El funcionario que atienda, validará que quién presenta el turno sea el mismo usuario a quien le fue asignado.


a. Términos 

  • De conformidad con lo establecido en el numeral 3 del Artículo 8 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la prestación del servicio de atención personalizada y el trámite de notificaciones, se dará en estricto orden cronológico. Lo anterior, sin perjuicio de la atención prioritaria que requieran los usuarios clasificados en esa categoría.
  • Para el servicio de atención personalizada y de revisión previa de requisitos de forma a las solicitudes de registros de inversiones internacionales, una vez sea efectuado el llamado para atención en la pantalla de la sala de espera, deberá anunciarse en el Modulo 1 dentro de los 5 minutos  siguientes. En caso contrario perderá su turno y la visita será cerrada como “Abandono”.  
  • Para el trámite de notificación personal, una vez sea efectuado el llamado para atención en la pantalla de la sala de espera, deberá anunciarse en el Modulo 2 (Segundo Piso), dentro de los 10 minutos  siguientes. En caso contrario perderá su turno y la visita será cerrada como “Abandono”. 
  • Cuando se han recibido varios turnos para servicios diferentes, deberá informar tal situación al funcionario que le atienda, con el fin de conservar el turno del servicio pendiente.



b. Atención especial, preferente y prioritaria

  • De acuerdo con el numeral 6 del Artículo 5 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y artículo 2.2.3.12.8 del Decreto 1166 de 2016, recibirán atención especial y preferente las personas en situación de discapacidad, niños, niñas, adolescentes, mujeres gestantes o adultos mayores, y en general personas  en estado de indefensión y debilidad manifiesta. 
  • Se entiende por personas en situación de discapacidad: “Aquellas personas que tengan deficiencias físicas, mentales, intelectuales o sensoriales a mediano y largo plazo que, al interactuar con diversas barreras incluyendo las actitudinales, puedan impedir su participación plena y efectiva en la sociedad, en igualdad de condiciones con las demás” Artículo 2, Ley  1618 del 27 de febrero de 2013.
  • Se entiende por niños y niñas: Las personas entre los 0 y los 12 años, y por adolescentes: Las personas entre 12 y 18 años de edad. Artículo 3, Ley 1098 de 2006.
  • Se entiende por mujeres gestantes: Mujeres en estado de embarazo.
  • Se entiende por adulto mayor: Aquella persona que cuenta con sesenta (60) años de edad o más. A criterio de los especialistas de los centros vida, una persona podrá ser clasificada dentro de este rango, siendo menor de 60 años y mayor de 55, cuando sus condiciones de desgaste físico, vital y psicológico así lo determinen. Artículo 7 Ley 1276 de 2009. 
  • Igualmente, conforme lo previsto en el Artículo 20 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, recibirá atención prioritaria las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo del perjuicio invocado.

 

c. Información requerida

  • Para la prestación del servicio de atención personalizada se le requerirá el suministro de datos personales.  En cumplimiento de la Ley de Habeas Data (Ley 1581 de 2012) se le pedirá por una única vez la suscripción de la autorización expresa para el tratamiento de los mismos. 
  • Para el suministro de información relacionada con el estado de deuda externa informada, el usuario deberá acreditar ser el titular de la misma, o en caso de actuar en calidad de apoderado o mandatario presentar el documento que acredite tal condición, el cual debe venir con sello de autenticación ante notario público. En este caso la información podrá ser entregada en forma personal previo diligenciamiento del formato “Suministro de estados de deuda externa informada” y firma de recibido a conformidad.
  • De acuerdo con lo previsto en el artículo 15 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y el artículo 2.2.3.12.5 del Decreto 1166 de 2016, para el suministro de información pública clasificada relacionada con operaciones de cambio o inversiones internacionales con excepción de los estados de deuda externa informada,  se requiere presentar solicitud escrita en documento aportado por el peticionario o utilizando el formato “Solicitud de información de datos registrados en la base de datos del Departamento de Cambios Internacionales del Banco de la República” ”, que se encuentra disponible en la oficina de atención personalizada o en las ventanillas de radicación de documentos del Banco de la República. Una vez diligenciado este formato, se debe radicar por el interesado en las mencionadas ventanillas.
  • Para el trámite de notificaciones deberá presentar la comunicación de citación o indicar su número de radicación, el cual se compone de las siglas DCIN y la fecha. Deberá presentar la cedula de ciudadanía u otro documento que permita verificar la identidad del interesado. Cuando la notificación se haga a un tercero autorizado por el interesado, se deberá presentar el escrito que contenga la autorización, la cual no requiere presentación personal conforme a lo previsto en el  Artículo 71 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
  • Para el servicio de revisión previa de requisitos de forma a las solicitudes de registros de inversiones internacionales, se deberá tener en cuenta:

    • Se diligenciará el formato de revisión previa de requisitos de forma a las solicitudes de registro de inversiones internacionales ante el DCIN, en el que se indicarán las inconsistencias encontradas en el documento presentado para el estudio de forma.
    • El servicio no constituye un análisis de fondo de la operación. En ese sentido, el servicio no implica una aprobación de la operación objeto de estudio, ni las sugerencias que se deriven de la prestación del mismo podrán ser consideradas como una solicitud de información o documentación adicional.
    • Los requisitos faltantes señalados durante la prestación del servicio constituyen únicamente una recomendación, de manera que no impiden al peticionario la radicación de la solicitud si así lo requiere.
    • Después de efectuada la revisión de forma a la solicitud, en el evento en que el usuario decida radicar el documento, se deberá dirigir a la ventanilla de radicación de correspondencia ubicada en la calle 11 #4-93, Bogotá (Colombia), en días hábiles de 8:00 a. m. a 4:00 p.m., en jornada continua.


 

d. Atención suspendida

  • Cuando la atención sea suspendida porque el usuario requiera ausentarse para completar algún requisito necesario con el propósito de continuar con la misma (documentos), podrá retomarse dentro del mismo día la atención bajo el mismo número y sin necesidad de surtir el proceso  de registro, una vez el usuario complete los requisitos. Para estos efectos, deberá informar en el punto de registro de visitantes que el turno se encuentra suspendido, así como el nombre del funcionario que lo atendió.

 

e. Atención trasladada

  • Cuando la petición no corresponda a orientación relacionada con temas cambiarios o notificación personal de actos administrativos de la Subdirección Técnica del Departamento de Cambios Internacionales, el funcionario guiará al usuario a la oficina de atención al ciudadano del Banco de la República y por tanto la visita será cerrada como “Visita trasladada”.

 

f. Constancia de la petición

El peticionario podrá solicitar copia de la constancia de la petición y atención brindada verbalmente en forma presencial. En este caso, la constancia se remitirá a la dirección de correo electrónico que suministre el peticionario; en caso de no contar con una dirección de correo electrónico se remitirá a la dirección física indicada por éste.



3.3 Calificación del servicio

 

Al finalizar el servicio el usuario podrá diligenciar una encuesta en la que se califica la calidad, oportunidad y amabilidad en la prestación de nuestros servicios.

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